업무 특성상 기획이나 관리 업무를 진행하다 보면 의사결정을 받기 위해 보고서 작성을 자주 하게 된다.
보고서 작성도 습관화가 되어 있지 않으면 업무 생산성을 하락시키는 주요 버틀넥이 되기도 한다.
그래서 보고 받는 위치(의사결정권자 입장)에서 생각하며 문서를 작성하는 것이 중요하다.
간단하게 OPP 또는 OPR 작성에 대한 팁을 다루어 본다.
OPR (One Page Report) : 한 장 짜리 보고서
OPP (One Page Proposal) : 한 장 짜리 제안서
보고를 받는 의사결정권자는 시간이 가장 중요하다.
따라서 보고 받는 업무가 한눈에 명확히 파악되어 바로 의사 결정이 가능해야 한다.
핵심
1. 입장을 바꿔서, 의사결정권자 중심으로 작성한다.
2. 가능한 짧게, 핵심을 요약해서 가능한 짧게 작성한다.
3. 두괄식, 핵심 내용이나 목적을 첫 문장에 작성한다.
4. 프레임 구성, 레이아웃을 설계하여 짜임새 있게 작성한다.
5. 사실 기반, 팩트와 사실(데이터)에 기반하여 작성한다. (볼드, 색상 강조)
첫 번째, 글을 작성하기에 앞서 프레임을 구성해야 한다.
프레임은 4 Depth 를 넘기 않게 구성하며 3 Depth 가 적당하다.
- Level 1 : 제목 또는 결론
- Level 2 : 결론/목적을 뒷받침할 분류(카테고리)
- Level 3 : 분류를 설명하는 요약문
- Level 4 : Level 3 을 보강하는 상세 데이터(수치)
Level 1 에서 보고서의 내용을 함축적으로 담아낼 수 있어야 한다.
업무 보고인지 의사결정이 필요한 내용인지 명확히 구분이 되어야 하고,
본문 내용을 예측할 수 있는 키워드가 포함되어야 한다.
확고한 의지를 포함하는 동사를 넣어 서술형 문장으로 작성하는 것도 도움이 된다.
Level 2 내용 목적에 따라 다르게 구성할 수 있다.
제안이나 설득의 경우 배경, 목적, 상세로 구분하여 Why 를 빠르게 인지시킬 수 있다.
일반적인 업무 보고의 경우는 업무 카테고리(대분류 or 중분류) 기준으로 배치하여 보고 내용이 분리되도록 하는 것이 좋다.
Level 3 는 가능한 짧은 문장 형태로 작성하고 중요 포인트에 볼드 처리하면 전달력을 높일 수 있다.
Level 4 는 데이터 기반의 정량적 수치를 제공함으로써 보고서의 신뢰를 높일 수 있다.
두 번째, 의사결정권자의 시선을 유도한다.
OPR을 잘 작성하여도 한 장의 문서에는 많은 내용이 담겨 있다.
의사결정에 가장 중요한 역할을 하는 문장 또는 키워드를 두각 시킬 필요가 있다.
- 시선은 위에서 아래로, 좌에서 우로 흐른다.
- 시선은 강조된 부분을 먼저 인지한다.
Level 2~3 을 작성할 때 왼쪽에 간략한 문장이나 키워드로 작성하고 뒤로 설명을 덧붙이는 형태로 작성을 하면 요약된 내용을 미리 인지하고 읽기 때문에 보고 받는 사람이 내용을 더 빠르게 파악할 수 있다.
주요 키워드나 팩트는 볼드체나 색상을 이용하여 강조를 한다.
시선이 위에서 아래로 흐를 때, 강조 구문이 있는 부분에 잠시 머물러 내용을 파악하게 된다. 따라서 보고서의 목적이나 핵심 전달을 위해서는 적절하게 강조 효과를 넣는 것이 중요하다.
단, 한 라인에 여러 개의 중복된 효과를 넣으면 오히려 혼란을 야기할 수 있다.
그리고 강조에 색상을 넣을 때는 단일 색으로 통일해서 넣어야 시선 분선을 막을 수 있다.
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